Где теряется прибыль хлебозавода?

Реалии сегодняшней экономической и финансовой ситуаций таковы, что многие компании ведут не столько конкурентную борьбу, сколько борьбу с необоснованными тратами. Оптимизация технологических и бизнес-процессов становится ключевым фактором развития успешного предприятия в любой отрасли промышленности. Не остаются в стороне и хлебопекарные и кондитерские заводы, где понимание того, на чем теряются десятки тысяч рублей в день, позволяет сэкономить несколько миллионов в год.

Более детально опытом аудита деятельности хлебопекарных и кондитерских предприятий поделился руководитель департамента хлебопекарного и кондитерского оборудования холдинга «Русская Трапеза» Павел Сергеевич Голяков.

- Почему, на Ваш взгляд, аудит по выявлению финансовых потерь так востребован сегодня хлебопекарными предприятиями?

Смело могу сказать, что знаю подобные ситуации изнутри: я долгое время работал директором крупного хлебозавода, и основной задачей, поставленной собственниками предприятия, было получение прибыли, причем план увеличивался год от года! В связи с этим приходилось думать не только об увеличении доли рынка, расширении ассортимента, но и об изыскании внутренних резервов за счет уменьшения доли постоянных затрат на единицу продукции. Я добивался этого за счет: анализа эффективности затрат фонда оплаты труда, расходов энергоресурсов и анализа возможности автоматизации производственных процессов, и прочих условно постоянных расходов на хлебозаводе.

Сейчас, уже долгое время работая в холдинге «Русская Трапеза», я часто бываю на хлебокомбинатах и при их посещении обращаю внимание на многие производственно-логистические процессы, которые выстроил бы иначе, например: расходы на оплату труда сократил либо за счет перераспределения функционала среди имеющихся работников, либо за счет сокращения их численности, за счет сокращения доли ручного труда. Часто вижу, что отсутствие небольших инвестиций в оборудование, с периодом окупаемости 10-12 месяцев, ведет к потерянной прибыли в несколько миллионов за год!

Один из клиентов, начав давным-давно бизнес с небольшой пекарни, перемещал муку, сахар и прочие сыпучие ингредиенты силами нескольких грузчиков и тестоводов. Прошло время, и бизнес вырос до суточного выпуска под 30 тонн, а сырье так и продолжало перемещаться с использованием физического труда. Когда я указал на возможность автоматизации подачи сырья в дежу, с примерным уровнем инвестиций, сроков окупаемости и возможной дополнительной прибылью, то владелец честно признался, что даже не думал об этом, в силу занятости ежедневной текучкой. Он сказал: «Глаз замылился».

Тоже самое касается и энергоэффективности: клиент, у которого стоит много печей, никогда не задумывался об анализе количества израсходованного газа на единицу однотипной продукции. Я обратил его внимание, что одинаковый ассортимент выпекается на одинаковых печах, но за разное время, а разница - она же потери - составляла около 12-15 минут. Это натолкнуло меня на мысль детальнее посмотреть на хлебопекарные печи, в результате чего я понял, что у некоторых из них имеются неплотности в дверях и стеклах, частично осыпалась теплоизоляция, приборы теплорегуляции врут. Посчитав количество электроэнергии, которое тратят в смену и сутки неэффективные печи, я получил, что в годовом исчислении теряется прибыли почти 2 млн рублей! При этом со стороны коммерческой службы этого хлебозавода существовала заявка на увеличение выпуска готовой продукции, и собственник планировал приобретение еще нескольких печей. Однако мой расчет показал, что наведение порядка с теплоизоляцией позволит не только уменьшить расход газа, но и сократить время выпечки, без потери качества. Соответственно, отпадает необходимость в больших затратах на приобретение дополнительных печей - можно обойтись недорогим ремонтом, который окупится за 5-7 месяцев.

Еще могу привести пример из области управления эффективностью торгового персонала.

Директор хлебозавода вложил большие деньги в ребрендинг и последующую рекламную кампанию. Однако он не определил необходимое количество торговых представителей, которых, по моему мнению, явно не хватало для обслуживания клиентской базы. Не было у него и ясного понимания, каким образом выстраивать мотивацию этого персонала, что считать «результатом труда». Поэтому получилось, что в некоторых частях города в торговых точках были «дыры на полках», так как не хватало представителей для их контроля, тогда как в других районах города торговые агенты заходили по несколько раз в неделю в одну и ту же точку. Таким образом хлебозавод не получал прибыли, так как конечный потребитель либо не находил хлебобулочные продукцию на полках, либо дополнительная прибыль была «съедена» излишним количеством торгового персонала. Кроме того, резко увеличилось количество возвратов, работа с которыми не были организована должным образом. На мой взгляд, основной процент возвратов из розничных сетей идет из-за неумения самих хлебозаводов контролировать и мотивировать торговых агентов на их уменьшения. Исхода из своего опыта работы директором хлебозавода, могу сказать, что при отгрузке свыше 100 тонн в сутки, объем возврата не превышал 2%. Этого я достигал не только за счет мотивации персонала, но и с помощью разработанной мной системы ежедневного мониторинга наибольших процентов возвратов розничных точек.

Можно привести еще много примеров, но все вышеперечисленные случаи наглядно показывают, что ежемесячно теряемая прибыль выливается в большие суммы на заводах, где из-за постоянной занятости решением текущих вопросов у топ-менеджмента просто не хватает времени на объективную оценку многих процессов на предприятии. И конечно, собственники или управляющие хлебопекарного бизнеса крайне заинтересованы в том, чтобы оптимизировать свои расходы, исключив факторы, влияющие на потери прибыли, чем и обусловлена востребованность технолого-технических аудиторских услуг в данной сфере.

- Как же поступать в ситуациях, когда, с одной стороны – все рабочее время «съедает» текучка, а с другой – теряется многомиллионная прибыль?

- Лучше всего в такой ситуации довериться профессионалам. У меня возникла идея о том, что холдинг «Русская Трапеза» может оказывать хлебозаводам услуги по поиску проблемных зон, в которых теряется прибыль. Можно сказать, что это своего рода аудит технологических, технических и коммерческих процессов работы хлебозавода. В департаменте хлебопечения «Русской Трапезы», которым я руковожу, работают специалисты с многолетним стажем, полученным на ведущих предприятиях хлебопекарной отрасли: главный технолог – 40 лет работы на крупнейшем хлебозаводе России, главный инженер – 30 лет работы на основном хлебопекарно-мукомольном холдинге страны, с карьерным ростом от механика до технического директора. Эти люди отвечают за анализ всех процессов в части технологии и техники. А за аналитику эффективности продаж несу ответственность я, пройдя в хлебопечении путь от территориального торгового агента по продажам хлебобулочной продукции через должности начальника службы продаж и коммерческого директора до генерального директора хлебокомбината с клиентской базой более 2,5 тысяч контрагентов и суточными продажами около 140 тонн готовой продукции.

- А как строится сам процесс аудита?

Для начала холдинг «Русская Трапеза» подписывает с хлебозаводом «Соглашение о неразглашении информации», по которому в наш адрес поступают документы, касающиеся его текущей деятельности. Дело в том, что передаваемые нам сведения имеют большую коммерческую и конкурентную ценность, поэтому хлебозавод должен быть уверен, что кроме группы аудита к этим данным ни у кого больше не будет доступа.

Далее следует выезд на хлебопекарное предприятие группы аудита в составе главного технолога, главного инженера и меня, как директора хлебопекарного департамента холдинга «Русская Трапеза». Основная задача – сбор информации и знакомство с текущими процессами по технологическим, техническим и коммерческим разделам деятельности хлебозавода. Обычно, это занимает 5-7 рабочих дней.

Затем, в период от 20 до 30 рабочих дней, происходит обработка полученной информации, и ведется подготовка аудиторского отчет. В нем рассматриваются все процессы деятельности предприятия по разделам «технология», «техника» и «коммерция», начиная с прихода сырья на предприятие и заканчивая логистикой товародвижения на полку магазина. Сам отчет по аудиту строится по принципу «проблема – решение - финансовый результат». Причем финансовый результат оценивается через так называемый горизонт окупаемости - группа аудита, подтверждая расчетами, показывает, куда именно целесообразно направить денежные вливания в первую очередь, и за какой период эти вложенные средства вернутся.

Часто бывает, что группа аудита предлагает к установке новые виды оборудования в существующие цеха хлебозавода, поэтому к аудиторскому отчету прикладываются и подробные схемы-чертежи, целью которых является дать понимание руководству и техническому персоналу хлебозавода, что все предложения «Русской Трапезы» по перемещению существующего, либо приобретению нового оборудования вписываются в имеющиеся здания и сооружения без существенных затрат на ремонты и переделки.

Так как не все предлагаемые в отчете по аудиту затраты можно подсчитать с точки зрения окупаемости, в структуре документа есть разделение на прямые прибыли и косвенные. Под косвенными понимаются те прибыли, которые хлебозавод смог сохранить из-за снятия угрозы штрафов, приостановления деятельности или закрытия производства, налагаемых или выносимых надзорными органами Российской Федерации.

Финалом отчета по аудиту является сводная таблица, в которой отображается информация о необходимых мероприятиях, суммах на их проведение, планируемой прибыли от внедрения и сроках окупаемости.

После передачи отчета на рассмотрение заказчику, следует процедура «защиты» итогов и выводов аудита, а также следующих из него предложений. Рассмотрение идет с участием расширенной группы технологов, экономистов, коммерсантов и технических работников заказчика. Только после этой процедуры отчет считается сданным, а аудит – выполненным.

Я бы добавил, что основным итогом аудита является не только выявление точек и мест потерь прибыли, но и создание плана развития хлебозавода на 3-5 лет вперед!

- На Ваш взгляд, кто наиболее заинтересован в проведении подобных проверок потери прибыли на хлебопекарных предприятиях?

- Я бы разделил бы заказчиков на две основные категории.

Первая – это и генеральные директора предприятий, отвечающие за выполнение плана по прибыли, и собственники хлебозаводов, как ведущие оперативное управление делами, так и не принимающие участие в повседневном менеджменте, но желающие держать руку на пульсе и быть уверенными, что у персонала на местах нет «точек потерянной прибыли». Также к этой категории могут относиться и руководители крупных пищевых холдингов, имеющих в своем составе разнородные предприятия, и ставящие задачу системной максимизации прибыльности каждого из подразделений.

Вторая категория – это инвесторы, желающие войти в хлебопекарный бизнес. Им необходим сторонний профессиональный взгляд на выбранный объект инвестирования именно с точки зрения технологии, технологического оборудования и коммерческого потенциала. Аудит хлебопекарного предприятия, как раз и позволяет понять сильные и слабые стороны производства, возможные точки роста прибыли и угрозы со стороны контролирующих органов. И, как я уже сказал, отчет по аудиту дает структурированное понимание стратегии развития хлебозавода на период до 5 лет.

- Какова стоимость проведения аудита специалистами «Русской Трапезы»?

Как правило, стоимость аудита не превышает 5% от выявленной суммы упущенной прибыли хлебозавода за год.

- Какие компании уже прошли вашу аудиторскую проверку?

К сожалению, не могу назвать Вам наименования этих предприятий, ввиду подписанных соглашений о неразглашении информации. Могу лишь сказать, что за последнее время это были различные предприятия: и крупный кондитерский комбинат, производящий около 40 тонн в сутки кремовой продукции, и хлебозавод, выпускающий примерно 60 тонн в сутки продукции широкого хлебобулочного направления, и небольшая 5-тонная пекарня, желающая расширить ассортимент и повысить свою доходность.

Также могу привести пример, когда заказчиком аудита явилась группа собственников, желающих с цифрами в руках принять решение о финансовой целесообразности переноса двух отдельно стоящих кондитерских и хлебобулочных производств на третью, более крупную площадку. Им было важно сформировать понимание о сроках и рисках переноса, горизонте окупаемости, сохранения или оптимизации выпускаемого ассортимента и возможности уплотнения уже существующего оборудования на основной площадке. Подготовка отчета для указанного заказчика сейчас находится в финальной стадии.

- К кому в холдинге «Русская Трапеза» лучше всего обращаться за проведением подобного аудита?

С любыми вопросами по аудиту хлебопекарного или кондитерского предприятия, вне зависимости от объемов выпускаемой продукции, можно обращаться в департамент хлебопекарного и кондитерского оборудования «Русской Трапезы». Запрос попадет к ответственному за данное направление менеджеру или сразу ко мне, после чего мы сможем сформировать детальное предложение о сотрудничестве.